Toelichting Regeling mandaat en machtiging

Regeling | 25-11-2021

Algemeen

De belangrijkste bevoegdheden die in het kader van de registratie- en bezwaarprocedure aan het College zijn toegekend, worden door het College zelf uitgeoefend. Dit vanwege de bijzondere waarborgen die hieraan zijn verbonden. Aan uitvoering van de Wet deskundige in strafzaken en het Besluit register deskundige in strafzaken is echter een veelheid van bevoegdheden verbonden waarbij die waarborgen minder van betekenis zijn. Het is uit een oogpunt van efficiency dan wenselijk deze bevoegdheden onder verantwoordelijkheid en gezag van het College door andere functionarissen binnen het NRGD te laten uitoefenen. Daarvoor staat de figuur van mandaat ter beschikking.

De volgende besluiten komen met name voor mandatering in aanmerking:

• routinematige besluiten, ofwel besluiten die veelvuldig worden genomen, regelmatig terugkeren en waarbij niet of nauwelijks bestuurlijke gevoeligheden optreden;
• besluiten die binnen een vastgesteld beleidskader worden genomen. Daarbij valt te denken aan duidelijke omlijnde kaders neergelegd in regelgeving. Kortom: besluiten die beleidsveranderend, -vernieuwend of initiërend zijn vallen erbuiten.

De gemandateerde is dus bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in deze regeling, tenzij:

a. er sprake is van een afwijkend, voorwaardelijk of negatief advies van een externe adviseur;
b. de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen;
c. het besluit een afwijking zou inhouden van bestaand beleid (beleidsregel of vaste gedragslijn), richtlijnen en voorschriften;
d. er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde of van diens plaatsvervanger bij het te nemen besluit bestaat.

Indien zich één of meer van de hierboven onder a tot en met d omschreven situaties voordoet, dan besluit het College zelf.

Indien het gaat om zaken waarvan twijfelachtig is of het wel of niet een voorbereidings- of uitvoeringshandeling betreft, dient dit besproken te worden met de voorzitter. Indien er onduidelijkheid bestaat met betrekking tot de toepassing of uitvoering van een verleend mandaat, maakt de gemandateerde geen gebruik van zijn bevoegdheid totdat er wel duidelijkheid is ontstaan. Bij het ontbreken van duidelijkheid als bedoeld in het vorige lid wordt de kwestie via de voorzitter ter nadere besluitvorming voorgelegd aan het College. Voor wat betreft de ondermandaatregeling is in een bijlage bij de Regeling ondermandaat en –machtiging per functie uitgewerkt waartoe men bevoegd is.

Op grond van het tweede lid van artikel 10:6 van de Awb is de gemandateerde gehouden de mandaatgever, het College, op zijn verzoek de nodige inlichtingen te verschaffen over de gemandateerde bevoegdheden.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 3

Beslissingsbevoegdheden en voorbereidings- en uitvoeringshandelingen worden daar in de organisatie neergelegd waar ze in de praktijk het meest doelmatig zijn, zonder dat ze afdoen aan de taak van het College. Het komt met enige regelmaat voor dat het College uitzonderingsverzoeken ontvangt een aanvraag om (her)registratie toch in behandeling te nemen ook al voldoet een deskundige niet aan het vereiste aantal uren intervisie en/of deskundigheidsbevordering Een tekortkoming op dit onderdeel kan een grond zijn voor afwijzing of voorwaardelijke registratie. Indien het gaat om een zeer geringe tekortkoming zou dat ook naar het oordeel van het College een wel heel buitenproportioneel gevolg zijn. Dat is dan ook de reden dat het College als beleid hanteert dat in het geval een (her)aanvrager in totaal niet meer dan 10% van de uren intervisie en/of deskundigheidsbevordering te kort komt, deze tekortkoming wordt kwijtgescholden. Het gaat hier om een individuele beslissing die per aanvrager genomen moet worden, waarvoor het voor de hand ligt deze in mandaat te laten nemen en niet door een voltallig College. Dit beleid is vastgelegd in het eerste lid. Komt de deskundige meer uren te kort dan vindt er een inhoudelijke afweging plaats. In het tweede lid is vastgelegd dat in het geval de toetsingsadviescommissie positief heeft geadviseerd tot onvoorwaardelijke registratie (onderdeel a) of, bij nieuwe, pasopgeleide rapporteurs (rapporteur geen eigen werk) tot voorwaardelijke registratie (onderdeel b), en het advies ook geen aanknopingspunten biedt voor nadere besluitvorming in het College, de voorzitter deze beslissing in mandaat kan nemen. Daarmee is een belangrijke waarborg intact gebleven, terwijl grote efficiencywinst kan worden behaald.

Artikel 4

Met deze bepaling wordt beoogd te regelen wie bevoegd is de definitieve tekst van de Beoordelingskaders of collegebesluiten vast te stellen. Bij de afhechting van de collegebesluiten blijkt regelmatig dat de formulering bij nader inzien alsnog enige aanpassing behoeft. Het gaat dan niet om een kennelijke verschrijving als bedoeld in artikel 5, tweede lid onder f, maar om meer inhoudelijke en redactionele aanpassingen. Formeel zou een dergelijk besluit aan het College moeten worden voorgelegd. Als de nadere aanpassingen in lijn zijn met de bedoeling van het College zou het alsnog voorleggen aan het voltallige College onnodige vertraging opleveren. Gekozen is dit te mandateren aan twee collegeleden, in beginsel de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. Degene die bevoegd zijn tot definitieve vaststelling van het Collegebesluit moeten afwegen of de aanpassing niet te zeer afwijkt van de oorspronkelijke tekst en bedoeling van het College. Is men van mening dat dit wel het geval is, dan wordt de aanpassing alsnog aan het College voorgelegd. Uiteraard wordt het College in beginsel geïnformeerd over de uiteindelijke tekst van de besluiten. Maar ook daar is het wenselijk een afweging te maken tussen nut en noodzaak. Het College zal het minder wenselijk vinden geïnformeerd te worden over geringe aanpassingen. Maar over de definitieve tekst van Beoordelingskaders zal het College het wel wenselijk vinden geïnformeerd te worden. Dit kan op verschillende manieren: door middel van notificatie van publicatie op de website of als collegestuk.\

Artikel 5

Artikel 18 van het Besluit geeft het College de bevoegdheid tot doorhaling van een registratie. In de Beleidsregel schorsing en doorhaling is deze bevoegdheid nader uitgewerkt. De uiteindelijke beslissing om de inschrijving van een geregistreerde deskundige wel of niet door te halen of de geregistreerde deskundige een waarschuwing op te leggen ligt bij het College. Enkele bevoegdheden in het voortraject zijn in de Beleidsregel gemandateerd aan de Voorzitter en een ander lid van het College.

Lid 1
De zorgvuldigheid van een beslissing tot het verrichten van een onderzoek, het vragen van advies c.q. het voornemen tot het opleggen van een maatregel tot doorhaling of waarschuwing, is gebaat bij een plenaire bespreking ervan door alle leden van het College. Het College vergadert echter gemiddeld slechts één keer per maand. Dit noodzaakt tot een keuze tussen optimale zorgvuldigheid en noodzakelijke snelheid.

Naar de mening van het College is het gerechtvaardigd om de in het eerste lid bedoelde beslissingen – nota bene: het gaat niet om besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Awb – te mandateren aan de voorzitter en een ander lid van het College. Aldus wordt gewaarborgd dat snel optreden (omdat de beslissing niet hoeft te wachten tot eerstvolgende plenaire vergadering van het College) hand in hand gaat met kwaliteitsbewaking (omdat in ieder geval een beraad over de te maken keuze plaatsvindt). Hierbij speelt een rol dat geen van de in het eerste lid bedoelde beslissingen voor de deskundige onomkeerbare gevolgen hebben. Het betreft slechts beslissingen ter voorbereiding van een definitief besluit.

Lid 2
De schorsing van een registratie heeft voor de deskundige in kwestie wél onomkeerbare gevolgen. Desondanks acht het College het gerechtvaardigd om (ook) deze bevoegdheid te mandateren. De beslissing tot het wel of niet schorsen van een registratie moet immers uit de aard der zaak snel worden genomen, en dat maakt wachten op een plenaire vergadering van het College minder wenselijk.

Het ingrijpende effect van een schorsing heeft het College ertoe gebracht om – in artikel 6, derde lid van de Beleidsregel schorsing en doorhaling – uitdrukkelijk te bepalen dat de deskundige te allen tijde om opheffing van de schorsing kan verzoeken. De bevoegdheid tot beslissing op zo’n verzoek wordt niet gemandateerd. Aldus kan de deskundige bewerkstelligen dat een schorsingsbesluit ook na afloop van de daarvoor geldende bezwaartermijn volledig kan heroverwegen op basis van de dan geldende feiten.

Artikel 6

Het College heeft op grond van het Beleidskader erkenning de pro Justitia-opleiding van het NIFP erkend. In de praktijk betekent dit dat een gecommitteerde van het NRGD zitting neemt in de examencommissie van het NIFP. Het College heeft meerdere toetsers als gecommitteerde aangewezen. Toch kan in de praktijk behoefte bestaan aan het inzetten van een extra gecommitteerde, bijvoorbeeld wanneer vanwege verschoningen geen gecommitteerde voor handen is om een kandidaat te beoordelen. De voorzitter van het College is bevoegd om in voorkomende gevallen een extra gecommitteerde aan te wijzen.

Artikel 7

Lid 1 onderdeel a, b en c
Beslissingsbevoegdheden worden daar in de organisatie neergelegd waar ze in de praktijk het meest doelmatig zijn, zonder dat ze afdoen aan de taak van het College. Wanneer het College een forensische opleiding heeft erkend blijft de beoordeling van een aanvraag om registratie beperkt tot een administratieve toets. Om te kunnen worden geregistreerd dient een deskundige een aantal stukken in te leveren, zoals een aanvraagformulier, het certificaat van de opleiding en een Verklaring omtrent het Gedrag. Het is wel zo efficiënt om het besluit op deze categorie aanvragen niet bij het voltallige College maar in mandaat bij de secretaris van het College neer te leggen. Daarmee is een zorgvuldige en snelle afhandeling van de aanvraag om registratie geborgd.

Het hoeft verder geen betoog dat het weinig efficiënt is dat het College een beslissing zou moeten nemen op aanvragen waarvoor het register nog niet is geopend. Dit geldt ook voor te vroeg ingediende aanvragen. Het komt regelmatig voor dat geregistreerde deskundigen die onvoorwaardelijk zijn geregistreerd ruim voor het verstrijken van de registratietermijn een aanvraag om herregistratie indienen, soms zelfs een jaar. Dit vindt het College een onwenselijke gang van zaken. Hiermee zou bijvoorbeeld het ingaan van nieuwe (zwaardere) eisen kunnen worden ontweken. Aan de andere kant moet het ook weer geen rigide termijn zijn. Derhalve is gekozen voor een beleid waarbij alle omstandigheden kunnen worden meegewogen.

Lid 1 onderdeel e
In de Beleidsregel maatwerk rondom pensionering is uitputtend vastgelegd wanneer een reeds NRGD-geregistreerde deskundige voor verlenging van de registratie in aanmerking komt. De secretaris is bevoegd om conform deze Beleidsregel besluiten te nemen.

Lid 1 onderdeel f en g
Het doel van de mandaatverlening aan de secretaris om te beslissen op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur is tweeledig. Er kan sneller op verzoeken om informatie worden beslist. Verdaging van de beslissing omdat op een collegevergadering moet worden gewacht voor definitieve besluitvorming is niet meer nodig. Dat scheelt veel tijd. Het tweede doel is dat deze verzoeken om informatie vaak zien op managementinformatie. Informatie waar de secretaris direct toegang toe heeft. Hij is bij uitstek in staat deze verzoeken snel en efficiënt af te handelen. Hetzelfde gaat op voor verzoeken om inzage in persoonsgegevens op grond van de AVG.

Lid 2 onderdeel f
Klachten over de afhandeling van aanvragen om registratie gaan in de regel over de niet tijdige afhandeling van een aanvraag om (her)registratie of de bejegening van de leden van de toetsingsadviescommissie. Het NRGD handelt klachten conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht af, voor zover de klachten niet al in bezwaar worden meegenomen. De klachtencoördinator bereidt de inhoudelijke afhandeling van deze klachten voor, waaronder het horen van de klager, waarna het College hierover een besluit kan nemen. De klachten worden bijgehouden in een klachtenregister. Dit register is in geanonimiseerde vorm te vinden op de website van het NRGD.

Lid 2 onderdeel h
Het doorhalen van een registratie is conform artikel 18, eerste lid, van het Besluit aan de orde:

a. indien de geregistreerde deskundige niet langer in aanmerking wenst te komen voor registratie;
b. bij overlijden van de deskundige;
c. het College de aanvraag om (her)registratie heeft afgewezen;
d. de deskundige naar het oordeel van het College niet langer voldoet aan de kwaliteitseisen van artikel 12, tweede lid van het Besluit of de voorwaarden van de voorwaardelijke registratie niet nakomt.

De eerste twee gevallen vereisen geen nadere besluitvorming in het College. Het gaat dan uitsluitend om het feitelijk doorhalen van de registratie ofwel het verwijderen van de gegevens van de betreffende deskundige uit het register. Deze bevoegdheid is gemandateerd aan de secretaris van het College. Voor de laatste twee gevallen dient het College eerst een besluit tot afwijzing van de aanvraag om (her)registratie of een besluit tot doorhaling van de registratie te nemen, alvorens kan worden overgegaan tot de feitelijke doorhaling van de registratie. De feitelijke doorhaling van de registratie is in deze gevallen ook aan de secretaris van het College gemandateerd.

Lid 3
Het namens het College uitvoeren van werkzaamheden wordt gemandateerd aan de secretaris. In de praktijk zullen de meeste feitelijke handelingen worden uitgevoerd door beleids- en/of beheermedewerkers van het bureau. Daarom is in het derde lid geregeld dat de secretaris zijn bevoegdheden kan ondermandateren aan de beleids- en beheermedewerkers van Bureau. Dit wordt in een aparte regeling opgenomen.

Artikel 8

Het schriftelijkheidsvereiste is het uitgangspunt voor een formeel juiste afhechting van besluitvorming. Door de steeds verdergaande ontwikkelingen van de digitale werkprocessen zal het eenvoudiger worden om hieraan invulling te geven. Brieven en besluiten hoeven tenslotte niet per se met een natte handtekening worden ondertekend als de schriftelijkheid van het besluitvormingsproces maar voldoende is geborgd. Het over en weer delen van stukken in een afgeschermde beveiligde omgeving brengt met zich dat fysieke aanwezigheid en ondertekening steeds minder noodzakelijk is. Toch is het wenselijk te regelen hoe en wanneer de definitieve ondertekening plaatsvindt binnen de organisatie. Dit artikel voorziet daarin.

Besluiten en brieven worden als volgt ondertekend:

1. Besluiten en brieven die de voorzitter van het College tekent voor het College (dus niet gemandateerd):
Het College gerechtelijk deskundigen,
[handtekening]
[naam voorzitter]
Voorzitter

2. Besluiten en brieven krachtens (onder)mandaat van het College luidt:
a. de redactie van het besluit of de brief in de “ik”-vorm:
b. ondertekening:
“Namens het College gerechtelijk deskundigen, voor deze,
[handtekening]
[naam gemandateerde]
[functie]

3. Bij alleen ondertekeningsmachtiging worden de besluiten en brieven gesteld in de derde persoon:
a. “Het College gerechtelijk deskundigen heeft besloten om (…).”
b. ondertekening:
Namens het College gerechtelijk deskundigen, voor deze,
[handtekening]
[naam secretaris]
[secretaris]

Artikel 9

Lid 2
De bezwaarprocedures en overige gerechtelijke procedures zijn tijdsintensieve trajecten.

Wat betreft de bezwaarzaken, want daar speelt dit in het bijzonder, geldt dat deze worden gepland op vaste dagen in verband met de beschikbaarheid van de leden van de bezwaaradviescommissie. Het komt voor dat de secretaris op die dagen verhinderd is. Het is inhoudelijk meestal niet nodig het NRGD te laten vertegenwoordigen door een extern gemachtigde. Ook om budgettaire redenen is dat niet altijd wenselijk. De vertegenwoordigingsbevoegdheid is dan ook uitgebreid naar de beleidsmedewerkers.